Как проектное бюро FERAYDO получило систему управления проектами за 3 месяца

FERAYDO — проектное бюро полного цикла, от концепции до рабочей документации: торговые центры, магазины, склады, гаражные комплексы, бани и другие здания, больше сотни крупных объектов по всей России. Работа делится на этапы, над каждым трудится своя команда, а значительная часть проектировщиков работает удалённо.

Управление держалось на руководителе. Он помнил, на каком этапе каждый проект, кто за что отвечает, что задерживается и какие документы готовы, — а сама информация жила в переписках, почте, звонках и файлах. Чтобы понять, сколько уже оплатил клиент и сколько причитается проектировщику, данные собирали вручную. Чем больше проектов брала компания, тем больше становилось ручного контроля.

Сделали веб-систему с ролевым доступом. В центре — проект: внутри него этапы, у этапов — задачи, сроки и экономика, сверху — оплаты, документы, команда и мотивация.

• Этапы со своей экономикой. У каждого этапа две стоимости — сколько платит клиент и сколько получает проектировщик. Расходы, доходы и прибыль система считает сама, прогресс собирается из задач.
• Задачи и график. Списком или на доске Канбан — с колонками по статусам, а сроки этапов — на одной шкале.
• Гибкие оплаты. Любой платёж клиента раскладывается по этапам: полная оплата, предоплата или доплата.
• Документы и чат. Привычные папки внутри проекта и общение без сторонних мессенджеров.
• Мотивация баллами. Руководитель начисляет баллы за оперативность, качество оформления и переработки, а проектировщик меняет их на впечатления по курсу 1:1 к рублю.
• Кабинет клиента. Появился по просьбе заказчика: клиенты сами следят за ходом работ, а не выясняют его через менеджера.

Заказчик с самого начала просил не строить систему ради системы, поэтому модулей «на будущее» нет — только то, из чего состоит рабочий день бюро: проекты, этапы, задачи, сроки, документы, деньги и люди.

За 3 месяца собрали всю систему: проекты с этапами и экономикой, задачи списком и на Канбане, график работ, оплаты с распределением по этапам, документы и чат, мотивацию баллами и четыре роли с разграниченным доступом. Руководитель видит всю картину, проектировщик — только свою часть, клиент — прогресс по своему объекту. Дизайн, шрифты и логотип сделаны под бренд заказчика.

Честно о статусе: на момент описания кейса система готова примерно на 90% и переезжает на серверы заказчика. Команда заносит реальные проекты, подключает проектировщиков и клиентов — первые рабочие цифры появятся по мере эксплуатации. Дальше — поддержка и доработки по мере роста бюро.